조직구성과 운영

외식산업에 있어서 업무에 관한 모든 사항은 업체의 조직에 대한 구체적인 구성 내용과 그에 따른 운영 방안이 있다.

일반적인 기업들의 조직구성과 운영에 대한 용어는 종종 서로 바꾸어 사용하기도 한다. 그러나 각 외식 기업의 조직구성과 운영은 철저하게 독립적인 기능을 가지고 있는 것이 특징이다.

조직 운영은 조직구성 조건에 의해 결정된 적당한 종사원의 수를 확보하는 것을 지칭한다. 조직 운영은 업무 활동의 양과 노동력의 필요성이 영업시간마다 다양하기 때문에 문제가 발생할 수 있다.

외식기업의 업무조직에 대한 구성과 운영 방법은 서로 독립적인 업무 기능이 복합적인 틀 속에서 유지되면서 목표를 달성해야 한다. 업무에 관해서 조직은 필요하고 적합한 종사원의 수를 결정하는 것이다. 또한 조직구성은 조직 목표와 정책, 인적자원계획, 채용 오리엔테이션과 교육훈련 개발, 업무수행평가, 보상 그리고 유지와 같은 것으로 구성된다.

여기서 종사원 수의 결정은 최초의 노동력 필요조건을 고려하여 신입사원을 채용하는 데 있다. 먼저 채용 광고를 하고 서류심사 이후에 면접하여 고용할 인원을 결정하여 오리엔테이션과 교육을 마치고 나면 현장 실무에 들어간다. 현장 실무 결과에 따라 종사원을 확보하는 일련의 과정을 거치는 것이 일반적이다. 이러한 결정은 사전 조리 업무에 있어 음식 상품의 생산표준과 서비스 직무분석을 이용하는 것이 오히려 객관적으로 수행될 수 있다. 또한 업무 스케줄은 특정한 직무, 메뉴 또는 조리에 있어 필요한 종사원의 수와 같은 직무 분석만을 바탕으로 하는 것이 아니라 서비스의 유형도 감안하여 계획되어야 한다.



직무관리시스템

외식업체의 업무에 대한 조직을 구성하는 데 있어 가장 큰 역할은 직무담당자가 가지고 있는 관리리스트의 이용에 의해 영향을 받을 수 있다. 이러한 리스트는 예컨대 개개인의 직무가 구체적으로 분석되고 그에 대한 내용을 설명하며, 규정은 기본적인 틀을 유지하고 급료계산이나 출퇴근 시간 관리 내용이 필요하다.

직무관리 형태에 설정한 직무를 수행할 수 있다고 해서 결코 모든 종사원의 수를 예측할 수 있는 것은 아니다.

직무관리 리스트의 이용은 또한 스무 시간에 관한 불만족을 제거하는 데 도움이 될 것이다. 종사원은 특정한 시간 동안에 행하여야 할 명확한 직무를 위해 고용되었기 때문에 조직 운영은 특정 업무시간과 업무 날짜에 주어진 종사원들의 책임에 관한 사항이 명시되어야 한다. 조직 운영에 있어 가장 중요한 것은 하나의 목표를 바쁜 시간과 바쁘지 않은 시간에 맞추어 적절히 노동력을 안배하는 것이다.

사전에 행하는 조리 업무는 이러한 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있다. 종사원들은 바쁜 식사 시간 동안에 다른 업무를 수행할 필요가 없도록 바쁘지 않은 기간 동안 가능한 업무를 사전에 수행하도록 한다.

새로운 종사원을 고용할 때는 단순히 필요한 곳에 일을 시키기 위해 고용한 것이 아니라 특정수의 업무와 분리된 직무를 수행시키기 위해서 고용하는 것이다. 직무담당자 관리 리스트 시스템을 이용하는 업체들은 사전에 종사원들 개개인의 직무 및 업무와 책임을 계획하고 직무관리 시스템 중복을 피할 수 있어야 한다.

메뉴를 구성하는 것은 매출을 증가시킬 수 있는 최선의 방법이기 때문에 음식 항목에 배열된 메뉴 상품을 생산하는데 소요되는 시간을 줄일 수 있는 변화의 모색이 필요하다. 예를 들어 대학가의 고급 레스토랑은 축구 경기 이후에 몰려드는 고객을 대비하여 정규메뉴 대신에 로스트비프로 대체해서 제공하는 것이 보다 경제적일 수 있다. 이것은 서빙 기간 주방의 노력과 시간을 줄이는 역할을 하게 된다. 물론 식품 원가는 상승하지만, 비효율적이고 고비용의 노동력의 낭비를 감안한다면 이러한 방법이 보다 더 효율적일 수 있다.



생산 성과의 관계

외식사업의 가장 중요한 자산은 종사원이며 그들의 심리적인 욕구는 생산성에 있어 중요한 요인이 된다. 외식업체의 종사원들은 그들이 상품을 생산하고 제공하는 과정에서 단지 음식 상품을 만드는 사람으로만 취급받을 수 있다.

외식업체의 종사원들이 더 많이 상품을 생산하고 그들 자신의 업무에 대한 직업에 관하여 긍지를 가질 수 있도록 하는 자극제로서 참여가 허용되어야 한다. 종사원은 그의 참여가 빈약하여 신임받지 못한다면 무조건 불만과 대책 없는 비판을 하려 한다. 사기를 높이고 결석률을 줄이기 위해 개근에 대하여 보너스를 제공할 필요가 있다. 이들 보너스는 부수적인 돈이나 이용하지 않은 병가에 대한 여분의 임금이 될 수 있다. 종사원들은 병가를 그들에게 주어지지 않는 것으로 생각하기 때문에 그들은 실제로 아프건 안 아프건 그것이 이점을 가지려고 한다.

음식 서비스산업은 인센티브나 수익 몫의 배분이 없는 것으로 잘 알려져 있다. 그러나 동기는 단순히 재정적인 의미뿐만 아니라 심리적인 의미를 가질 수 있다.



직무기술서와 직무명세서

직무분석은 직무기술서와 직무명세서의 두 가지 요소로 구성되는데, 직무기술서는 직무수행과 관련된 과업 및 직무 행동을 기술하는 양식으로 직무를 대분류, 중분류, 세부 직무로 기술되며, 직무명세서는 특정 직무를 수행하기 위해 요구되는 지식, 기능, 육체적, 정신적 능력 등 인적 요건을 중심으로 기술하는 양식으로, 직무 명칭, 직무의 소속, 요구되는 교육 수준, 지식, 역량, 기능, 정신적, 육체적 능력, 경험, 인성, 적성, 가치, 태도, 성별 등이 포함된다.

이러한 직무기술서와 직무명세서는 외식기업의 특성과 조직의 구조 그리고 경영 목표에 따라 달라진다.